In der heutigen Ära der digitalen Transformation ist die Frage nach der Umsetzung von Datensicherung und Datenschutzrichtlinien in einer Microsoft 365 Umgebung von zentraler Bedeutung. Die exponentielle Zunahme der Datenmenge in der Geschäftswelt hat das Bewusstsein für Datensicherheit unabhängig von der Unternehmensgröße gesteigert, sei es bei einem Großkonzern oder einem kleinen Betrieb mit nur wenigen Mitarbeitern. Backups und Archive sind dabei wesentliche Instrumente zur Speicherung und Verwaltung von Daten aus der Produktionsumgebung, jedoch erfüllen sie unterschiedliche Zwecke. Im Folgenden sehen wir uns den Cloud Archiving Service von Barracuda für Ihre M-365 Umgebung genauer an.
Rechtliche Grundlagen & Herausforderungen
Archive dienen insbesondere dazu, rechtliche und geschäftliche Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen sowie eDiscovery-Anforderungen zu unterstützen. Dabei wird eine einzige Kopie in einem sicheren, unveränderlichen Speicher für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt, um Endbenutzern auch nach Ablauf dieser Zeit den Zugriff auf frühere Geschäftsdaten zu ermöglichen.
Um sowohl den Anforderungen der Datensicherung als auch der Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien gerecht zu werden, bedarf es spezifischer Lösungen für Backups und Archive. Während Backups die Wiederherstellung von Daten ermöglichen, stehen Archive im Fokus der langfristigen Aufbewahrung und Compliance.
Die Implementierung effektiver Backup- und Archivierungslösungen sowie die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben sind unverzichtbare Bestandteile jeder Unternehmensstrategie, unabhängig von der Unternehmensgröße. Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sind jedoch oft Missverständnisse und Herausforderungen im Zusammenhang mit undurchsichtigen Lizenzmodellen festzustellen. Dies kann zu finanziellen Belastungen oder einer unzureichenden Implementierung führen. In unserem Letzten Blogbeitrag haben wir uns mit einer Backup-Lösung auseinandergesetzt – jetzt nachlesen!
Rechtsgrundlagen
§ 131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO)
§ 18 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Die Aufbewahrungspflicht beinhaltet die gesetzliche Verpflichtung, spezifische geschäftliche Unterlagen ordnungsgemäß nach abgeschlossenen Geschäftsvorgängen aufzubewahren, um den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zu entsprechen. Diese Unterlagen müssen jederzeit zugänglich sein, um bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Die Aufbewahrungsfrist kann je nach Art der Unterlagen bis zu zwölf Jahre betragen, insbesondere für Dokumente, die Grundstücke betreffen. Gemäß § 18 Abs. 10 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gilt für bestimmte Grundstücke sogar eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren. Darüber hinaus müssen die Unterlagen auch nach Ablauf der Frist für die Dauer von laufenden Steuer- oder Gerichtsverfahren aufbewahrt werden.
Details:
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
| Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedsstaaten erbracht werden und für den One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird | 10 Jahre |
| Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung | 10 Jahre |
| COVID-19 Unterstützungen: | |
| Investitionsprämie | 10 Jahre |
| Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
| Härtefallfonds | 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre |
| Fixkostenzuschuss I; 800.000 | 7 Jahre |
| Ausfallbonus I; II; III | 7 Jahre |
| Verlustersatz | 7 Jahre |
(Quelle: Homepage der Wirtschaftskammer Österreich)
Wichtig dabei ist, dass eine Archivierung von Daten revisionssicher sichergestellt wurde. Eine automatische Archivierung ist in keinem der Microsoft 365 Business Lizenzmodelle enthalten. Um eine Archivierungslösung bei Microsoft zu erhalten, sind gesonderte Lizenzen erforderlich.
Archivierungsoptionen | Microsoft 365
Angesichts der oben angesprochenen Herausforderungen ist es entscheidend, Lösungen zu betrachten, die wie Microsoft 365 ausschließlich in der Cloud bereitgestellt werden. Im folgenden Abschnitt werden wir uns eingehender mit diesen Lösungen befassen und ihre technologischen sowie geschäftlichen Auswirkungen untersuchen.
„Archivieren“-Button in Outlook:
Der „Archivieren“-Button in Outlook bietet Nutzern die Möglichkeit, E-Mails in einen dedizierten Archivordner zu verschieben. Dabei bleiben die E-Mails weiterhin im Outlook-Postfach zugänglich, lediglich der Speicherort für die Archivierung wird verändert.
Archivieren der PST Dateien:
Mit Hilfe von PST-Dateien können Nutzer ihre E-Mails verschieben und entweder lokal auf ihrem Computer oder in der Cloud speichern.
Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung:
Die Exchange Online Archivierung (EOA) ermöglicht es Benutzern, ihre E-Mails in ein separates Archivpostfach zu verschieben. Administratoren können dabei definierte Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien für dieses Archivpostfach festlegen.
Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung:
Ein Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung dient als eigenständiges Postfach mit separatem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Die Einrichtung dieses Archivpostfachs obliegt einem Administrator.
Bestehen Einschränkungen bei diesen Optionen?
Die Verwendung von PST-Dateien oder des „Archivieren“-Buttons bietet insbesondere keine ausreichende Sicherheit für die Aufbewahrung von E-Mails. Auch das separate Archivpostfach in Microsoft 365 (ohne Exchange Online Archivierung) erfüllt nicht alle Anforderungen einer umfassenden Archivierungslösung. Lediglich das Archivpostfach in Verbindung mit Exchange Online Archivierung (EOA) bietet die Funktionen einer professionellen E-Mail-Archivierung, einschließlich Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und eDiscovery-Möglichkeiten. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Exchange Online Archivierung nur in den höherpreisigen Microsoft 365-Plänen (Business Premium und Enterprise) enthalten ist.
Barracuda | Cloud Archiving Service
Eine eigenständige E-Mail-Archivierungssoftware bietet mehrere Vorteile im Vergleich zu den nativen E-Mail-Archivierungsfunktionen von Microsoft.
1 | Integration verschiedener E-Mail-Quellen:
Unabhängige Archivierungslösungen ermöglichen die Speicherung von Inhalten aus verschiedenen E-Mail-Quellen in einem einzigen Archiv, nicht nur von Microsoft 365. Dies reduziert die Kosten und Komplexität, die mit der Verwaltung mehrerer Archivierungslösungen verbunden sind. Ein zentrales Archiv erleichtert die Verwaltung durch die IT und die Suche für Benutzer.
2 | Erweiterte Indizierung für bessere Durchsuchbarkeit:
Durch die Indizierung einer breiteren Palette von Dateitypen erleichtern unabhängige Archivierungslösungen die Suche und den Abruf von E-Mails sowie Dateianhängen. Dies trägt dazu bei, dass Benutzer effizient auf relevante Informationen zugreifen können.
3 | Umsetzung der 3-2-1-Regel:
Eine unabhängige Archivlösung ermöglicht es Unternehmen, die 3-2-1-Regel effektiver umzusetzen. Diese besagt, dass drei Kopien der Daten aufbewahrt werden sollen: zwei lokal und eine entfernt, separat vom primären System. Dies trägt zu einem robusten Datensicherheitskonzept bei.
4 | Deduktion für effizienten Speichereinsatz:
Genau, die dedizierte Speicherung für E-Mails, die viele Drittanbieter-Archivierungslösungen bieten, führt zu erheblichen Einsparungen bei den Speicheranforderungen. Dies geschieht durch die Anwendung von Deduplizierung, einem Verfahren, bei dem identische Daten nur einmal gespeichert werden, unabhängig davon, wie viele Kopien davon existieren.
Die Deduplizierung von E-Mails in einer Archivlösung reduziert redundante Informationen erheblich und optimiert den Speicherplatzbedarf. Wenn mehrere Benutzer dieselbe E-Mail oder denselben Anhang in ihren Postfächern haben, speichert die Archivlösung diese Daten nur einmal und erstellt dann Verweise auf das Original, wenn sie in den Postfächern der Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird die Effizienz der Speicherplatznutzung verbessert und ermöglicht gleichzeitig den Zugriff auf dieselben Informationen von verschiedenen Benutzern. Insgesamt trägt die dedizierte Speicherung und Deduplizierung dazu bei, die Gesamtkosten für die Speicherung von E-Mails zu senken und eine effiziente Ressourcennutzung zu gewährleisten.
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